En este artículo te enseño a gestionar el stock de tu tienda online con WooCommerce desde una única hoja de calculo en Google y de una forma muy fácil con el plugin «stock sync with google sheet for woocommerce«.
Una de las principales ventajas de Sincronizar WooCommerce y Google Sheets, será ver el stock completo de tus productos en la hoja de calculo y hacer cambios en ella que se reflejen directamente en el producto de tu WooCommerce, con lo cual, si se hace una compra a través del sitio web, se actualizará automáticamente el excel, pero si cambias manualmente el stock desde la hoja de calculo, también se reflejará el cambio en el producto en la tienda. ¡Una maravilla! (Mi cliente se ocupa del excel, yo me ocupo del WordPress)
Esta integración te permite actualizar fácilmente la información de tus productos, controlar el stock y realizar un seguimiento de tus ventas y finanzas.
A continuación verás de una forma muy gráfica el paso a paso para vincular ambas plataformas. Esta integración puede ayudarte a optimizar la gestión de tu tienda en línea.
Cómo sincronizar WooCommerce y Google Sheets: una guía paso a paso
En este artículo aprenderás a instalar y configurar el plugin stock sync with Google sheet for WooCommerce. A continuación te comparto un pequeño resumen de lo que haremos:
- Instalación y activación del Plugin en tu sitio web
- Paso 1: Crear las credenciales en «Google Cloud Platform»
- Paso 2: Crear una hoja de cálculo de Google.
- Paso 4: Configurar el script de la App
- Paso 5: Habilitar trigger o «disparador» del script
Instalación y activación del Plugin en tu sitio web
Antes de comenzar con el paso a paso del plugin, obviamente tendremos que instalarlo y para ello, debes ir a la sección de plugins de tu sitio web y hacer clic en el botón «Agregar Nuevo».
En la caja de búsqueda escribe «stock sync with Google sheet for WooCommerce» cuando lo encuentres, haz clic en «Instalar» y «Activar».
Una vez activo el plugin vas a ver que tienes la posibilidad de hacer la configuración guiada, para ello pulsa el botón azul «Star Setup».
Al darle clic vas a ver que tenemos 5 pasos que te explicaré a continuación.
Paso 1: Crear las credenciales en «Google Cloud Platform»
Haz clic en «Google Cloud Platforms» para acceder a tu cuenta de gmail con la que quieres sincronizar tu tienda online.
⚠️ la cuenta que elijas será la única cuenta con la que tendrás el control de tu hola de calculo en Google, por lo que ten presente al momento de hacer la sincronización que efectivamente estás conectado con la que quieres o necesitas.
Si aún no tienes un proyecto configurado en «Google Cloud Platform» deberás aceptar las condiciones del servicio y las actualizaciones por correo electrónico. Una vez los hayas aceptado, haz clic en «Aceptar y continuar».
Si ya tienes un proyecto creado, no es necesario que crees uno nuevo. En caso de que no lo tengas haz clic en «Crear Proyecto» para establecer un nombre de proyecto antes de hacer clic en «Crear proyecto».
Ponle el nombre que quieras (por lo general yo lo llamo «Sitio web (nombre del cliente)» y haz clic en «Crear»
Una vez creado el proyecto, vas a ver que tienes la posibilidad de «Crear las credenciales» para ello haz clic en el botón «Crear credenciales»
y posteriormente selecciona «Cuenta de servicio»
Se te abrirá una ventana donde debes especificar los «detalles de la cuenta de servicio». Aquí puedes poner un título para reconocer las credenciales que estás creando, puede ser por ejemplo «WooCommerce – Google» (verás que el ID se crea automáticamente con el nombre que hayas puesto en el nombre de la cuenta de servicio. Una vez lo hayas definido haz clic en «Listo»
Verás que ya tienes creado el servicio, ahora haz clic en el enlace que se te ha generado
En la ventana que se te abre, ve a la pestaña «Claves»
y haz clic en «Agregar clave» y selecciona «Crear clave nueva».
Al hacer clic, ver a ver que tienes la posibilidad de crear la clave privada para la cuenta de servicio que estás creando, en mi caso se llamará «WooCommerce Google» elige la opción «JSON» y haz clic en el botón «Crear»
Guarda en un lugar seguro de tu ordenador el archivo JSON que se te ha generado porque lo necesitaremos para continuar con la configuración del plugin.
Luego, ve de nuevo a WordPress donde estamos haciendo la instalación del plugin y elige el archivo JSON que descargaste a tu ordenador
Una vez lo haz cargado, tendrás que habilitar la API de Google y para ello debes hacer clic en «Clic here»
Al darle clic verás que se te abre una nueva ventana y allí deberás habilitar «Google Sheets API» haciendo clic en «Habilitar»
Una vez habilitado, vuelve a la configuración del plugin y haz clic en «I’ve enabled Google Sheet API» y después en el botón «Next»
Hemos terminado el primer paso, vamos por el segundo👇🏼
Paso 2: Crear una hoja de cálculo de Google.
Ve a Google Drive y crea un nuevo documento desde la opción que quieras. Puede ser creando el documento izquierda arriba donde dice «Nuevo» y eliges la opción «hojas de calculo de Google» o puedes ir al ícono de los puntos arriba a la derecha donde al darle clic puedes elegir directamente el ícono de «hojas de calculo»
Copia la URL del documento que acabas de crear y el nombre de la pestaña de la hoja (por defecto se llama Hoja1) en mi caso la he llamado «stock-tienda».
y «pega» la URL y el nombre de la pestaña, en las cajas correspondientes. Una vez lo hayas hecho, haz clic en «Next».
Este paso ¡fue fácil! continuemos con el paso 3 👇🏼
Paso 3: Sincronizar el plugin con la hoja de calculo de Google
A continuación daremos acceso de «editor» a la ID que se ha creado en el proceso de configuración. Para ello haremos lo siguiente:
Copia el ID del correo electrónico haciendo clic en el botón azul «Copy».
Luego ve a tu hoja de cálculo de Google y haz clic en el botón «Compartir» en la posición superior derecha y agrega el ID que previamente copiaste. Asegúrate de especificar que sea «Editor» y finalmente haz clic en «Enviar»
Finalmente haz clic en «I’ve given Editor access to this email ID» y en el botón «next»
Listo! haz conectado tu hoja de calculo con el plugin ¡ya falta poco! 💪🏼
Paso 4: Configurar el script de la App
Estamos llegando al final de nuestra configuración, para este paso necesitaremos hacer lo siguiente:
1. Copia el código de script desde la casilla.
Ve a tu hoja de cálculo de Google y haz clic en el menú de Extensión y en la opción Apps Script
Se te abrirá una ventana de Apps Script con un código por defecto que debes eliminar
Una vez lo hayas eliminado, pega el código script que previamente haz copiado y si quieres, también puedes cambiar el nombre del script, en mi caso lo he llamado «Script plugin stock»
Ahora dale clic al ícono de guardar y posteriormente al botón que dice «ejecutar»
Al darle clic a ejecutar, Google te va a solicitar que des autorización a través de tu correo
Al hacer clic en «Revisar permisos» te llevará a una ventana donde tendrás que hacer clic en «Configuración avanzada» y allí se te va a desplegar una opción en donde deberás hacer clic en «Ir a Script plugin stock (no seguro)»
Ahora haz clic «permitir» (te recomiendo no cerrar la ventana de Apps Script» la vas a necesitar para el siguiente paso)
Vuelve a tu plugin y confirma que has agregado el script de código haciendo clic en «I’ve placed the code and clicked on Run button» y posteriormente en «Next»
Vamos muy bien, ya vamos para el 5to y último paso 👏🏻
Paso 5: Habilitar trigger o «disparador» del script
Vamos de nuevo la ventana de Apps Script y hacemos clic en el ícono del «reloj» = «Activadores»
Al hacer clic se nos abrirá una nueva ventana en haremos clic en el botón azul «Añadir activador»
En la pestaña «seleccionar que función ejecutar» elige la opción «onEdit». De igual forma, vas a elegir la opción «al editarse» en la pestaña «selecciona el tipo de evento». Cuando lo hagas, haz clic en el botón «Guardar»
Vuelve a la configuración del plugin en tu WordPress y haz clic en «I’ve added the trigger and gave permissions» para confirmar que haz creado los activadores y en el botón azul «Next»
Estamos a UN CLIC de terminar 🥳
Haz clic en el botón «Sync with Google Sheet» para completar la configuración
¡Listo! Ahora tus productos de WooCommerce se sincronizarán con tu hoja de cálculo de Google, puedes hacer clic en el botón «View on Google Sheet» para que veas tu hoja de calculo con los productos cargados.
Y así se verá el resultado final 👌🏻
Características y Comparación de la versión gratis y la versión de pago.
| Características | GRATIS | PRO |
|---|---|---|
| Exportación simple de productos a las hojas de calculo de Google | ✅ | ✅ |
| Fácil sincronización (Máximo 20 productos en la versión gratis) | ✅ | ✅ |
| Soporte de productos variables | ✅ | ✅ |
| Edición de datos de productos (SKU, Nombre, Stock, Precio de venta, Precio regular) | ✅ | ✅ |
| Actualización bidireccional y sincronización automática | ✅ | ✅ |
| Existe una restricción que impide eliminar productos de la hoja de cálculo vinculada. Así, no hay posibilidad de eliminar productos por error. | ✅ | ✅ |
| Los productos variables se almacenarán en filas diferentes. Así no hay posibilidad de confundirse al actualizar. | ✅ | ✅ |
| Desde el panel de control del plugin y con un solo clic puedes ir a la hoja de cálculo conectada en Google Sheets | ✅ | ✅ |
| Sincronización ilimitada de productos (versión PRO) | ❌ | ✅ |
| Agregar nuevos productos desde la hoja de calculo en Google Sheet | ❌ | ✅ |
| Mostrar y editar la descripción corta de los productos | ❌ | ✅ |
| Actualizar el SKU de producto en WooCommerce desde Google Sheets. | ❌ | ✅ |
| Mostrar atributos de los productos | ❌ | ✅ |
| Ver el recuento total de las ventas | ❌ | ✅ |
| Ver la categoría de los productos | ❌ | ✅ |
Para poder usar la versión pro debes tener en cuenta que necesitas tener la versión gratis instalada.
